Schätzung der Besucherzahlen
Die Organisatoren verwenden in der Regel historische Besucherzahlen, Ticketverkäufe oder Kapazitätsgrenzen, um die Besucherzahlen vorherzusagen. Sobald eine ungefähre Besucherzahl ermittelt wurde, können die Planer die durchschnittliche Anzahl der pro Person gekauften Speisen und Getränke schätzen. Bei vielen Veranstaltungen im Freien neigen die Besucher dazu, während ihres Besuchs mehrere Getränke und mindestens eine Mahlzeit oder einen Snack zu kaufen.
Annahme der Verpackungsarten
Die Organisatoren sollten dann die Verpackungsarten entsprechend den angebotenen Speisen aufschlüsseln. Getränkeverkäufer benötigen in der Regel große Mengen an Pappbechern in verschiedenen Größen, insbesondere für Kaffee, Softdrinks und Bieralternativen, die in Einwegbehältern serviert werden. Lebensmittelverkäufer benötigen oft Tabletts, Schachteln oder Schalen für Produkte wie Burger, Chips, Nudeln, Salate und Street Food. Wenn man die von den teilnehmenden Anbietern angebotenen Speisen kennt, kann man besser bestimmen, welche Verpackungsformate benötigt werden. Viele Lebensmittelhersteller wie Univest univest-pack.de ermöglichen Großbestellungen für verschiedene Verpackungsarten.
Aggregation des Gesamtbedarfs
Ein praktischer Ansatz besteht darin, den Verpackungsbedarf jedes Anbieters zu berechnen und dann die Gesamtwerte für das gesamte Festival zu aggregieren. Wenn beispielsweise ein Imbissstand erwartet, während einer zweitägigen Veranstaltung täglich 1.000 Mahlzeiten auszugeben, könnte der Veranstalter diesem Anbieter mindestens 2.000 Lebensmittelbehälter zuweisen. In der Regel planen die Organisatoren jedoch eine zusätzliche Sicherheitsmarge ein. Üblicherweise wird ein Überschuss von 10 bis 20 Prozent empfohlen, um eine über den Erwartungen liegende Nachfrage, beschädigte Verpackungen oder betriebliche Ineffizienzen auszugleichen.
Logistische Kompatibilität
Lebensmittelschalen und -boxen sollten sich leicht stapeln, verteilen und am Veranstaltungsort lagern lassen. Papierverpackungen für Lebensmittel sind für diesen Zweck am besten geeignet. Die Veranstalter sollten sicherstellen, dass die Anbieter Verpackungen erhalten, die zu ihrer Art der Speisenausgabe und ihren Zubereitungsmethoden passen. Standardisierte Verpackungsgrößen können auch die Abfallsammlung und das Recycling während der Veranstaltung vereinfachen.
Umweltaspekte
Viele Festivals bevorzugen mittlerweile Papierverpackungen, die entweder recycelbar oder kompostierbar sind. Wenn solche Materialien verwendet werden, sollten die Veranstalter sich mit den Abfallentsorgungsunternehmen abstimmen, um sicherzustellen, dass die Entsorgungsinfrastruktur dies unterstützt.
Wann sollte die Verpackung bestellt werden?
Große Mengen an individuell gestalteten oder mit Markenzeichen versehenen Pappbechern und Lebensmittelverpackungen erfordern oft eine gewisse Produktionszeit, insbesondere wenn sie bedruckt oder mit speziellen Beschichtungen versehen werden sollen. Je nach Komplexität der Verpackung benötigen Hersteller in der Regel mehrere Wochen für die Produktion und Lieferung großer Bestellungen. Es ist daher generell ratsam, Großbestellungen für Verpackungen mindestens sechs bis acht Wochen vor der Veranstaltung aufzugeben. So bleibt genügend Zeit für die Herstellung, Qualitätskontrollen und den Transport zum Veranstaltungsort. Eine frühzeitige Bestellung bietet auch die Möglichkeit, die Mengen anzupassen, wenn sich die Anzahl der teilnehmenden Anbieter ändert oder der Ticketverkauf die ursprünglichen Erwartungen übertrifft.